クライアントの連絡先を登録する

案件の中の クライアント は、先方の担当者の名簿です。ここに登録した方が共有URLの宛先になります。共有URLを発行すると、対応事項の クライアント側の担当者 としても指名できるようになります。

追加のしかた

1. 案件を開き、左のメニューの クライアント を押します
2. 名前 を入力します
3. 必要に応じて メールアドレス(任意) と メモ(任意) を入力します
4. 連絡先を追加 を押します

連絡先の追加・編集・削除ができるのは オーナー だけです。メンバー は一覧を見ることができます。

メールアドレスを入れるかどうか

メールアドレスを登録しておくと、共有URLを発行したときにご案内のメールが自動で送られます。ご対応のお願いや期限の変更のお知らせも、このアドレス宛に届きます。対応事項に クライアント側の担当者 を指定した場合は、その事項のお知らせは担当者の方にだけ届きます。

登録しない場合は、発行された URL をご自身の手でお渡しいただくことになります。

同じメールアドレスの連絡先が案件に複数あっても、お知らせのメールは 1 通にまとめて届きます。自社の方が操作したことで出るお知らせは、操作した方と同じメールアドレスの連絡先には送りません。

自社の方を連絡先にするとき

組織のメンバーと同じメールアドレスを登録したときや、同じ案件に同じメールアドレスの連絡先がすでにあるときは、追加・編集の後に注意が表示されます。登録はそのまま済んでいます。

共有ページとお知らせのメールは、クライアント向けの文面のまま届きます。自社にログインしているブラウザで共有ページを開いた場合は、閲覧として記録されません。

編集する

一覧の行の鉛筆のボタンを押すと 連絡先を編集 が開き、名前・メールアドレス・メモ を直せます。宛名を直すだけなので、発行済みの共有URLはそのまま使えます。相手のページが開けなくなることはありません。

メールアドレス を空にすると、この連絡先宛の通知メールは届かなくなります(共有URLは使えたままです)。

<!-- screenshot: 連絡先の行の鉛筆ボタンから開いた「連絡先を編集」のダイアログ -->

対応事項の担当者に指名する

対応事項を追加・編集するときの クライアント側の担当者(任意) で、この名簿から担当の方を選べます。候補に並ぶのは共有URLを発行済みの連絡先だけです。まだ発行していない方を指名したいときは、先に共有URLを発行してください。

一覧に出るもの

表には 名前 メール メモ 共有URL が並びます。共有URL の列は、その方に有効な URL があるかどうかと、その 権限 を示します。まだ発行していない方は 未発行 です。

URL の発行・再発行・失効は、隣の 共有設定 で行います。

削除するとどうなるか

連絡先を削除すると、その方に発行済みの共有URLはすべて使えなくなります。対応事項の クライアント側の担当者 の指定からも外れ、その事項は未指定に戻ります。

画面から自分で元に戻すことはできません。削除から 90 日以内であれば、お問い合わせにより復元できる場合があります。ただし共有URLは復元しても使えないままなので、改めて発行し直してください。

まとめて登録する

はじめて使う案件が多いときは、CSV でまとめて取り込めます。詳しくはCSVで案件と連絡先を取り込むをご覧ください。