催促メールの文面を下書きする

公開範囲 が 共有 で、対応側 が クライアント待ち、状態が 対応待ち の事項では、詳細画面に 催促メールを送る のボタンが出ます。それ以外の事項にはボタン自体が出ません。

社内のみ のままの事項は、クライアントにまだ届いていないので催促できません。先に 共有 にしてください(社内のみと共有を切り替える)。

<!-- screenshot: 対応事項の詳細画面。「催促メールを送る」を押して開いたダイアログに、宛先と AI が下書きしたメール本文が入った状態 -->

送りかた

1. 催促メールを送る を押します
2. AI が下書きした文面が メール本文 に入ります
3. 内容を確かめ、必要なら書き換えます
4. 送信する を押します

宛先はダイアログの上に 宛先: 〈お名前〉様 として表示されます。対応事項に クライアント側の担当者 を指定していればその方、していなければ共有URLをお持ちの全員です。

事項の情報と共有ページの URL は自動で添えられます。URL は宛先ごとに異なるものが入るので、本文に書く必要はありません。

送れないとき

ボタンの隣に理由が出ます。

表示	意味
送信できる宛先がありません。共有ページのURLを発行してください。	先に共有URLを発行してください
前回の催促から24時間は送れません(次に送れるのは ◯/◯ ◯:◯◯)。	同じ事項への催促は、前回から 24 時間空ける必要があります。次に送れる日時が表示されます
クライアントの回答を待っている事項にのみ送れます。	画面を開いたあとに、その事項が回答済みになったり社内のみに戻されたりしたときに出ます

資料回収の一覧からも送れます

ダッシュボードの 資料回収 のタブでは、事項の行にそのまま 催促メールを送る が並びます。まとめて回収したいときはそちらが早く済みます(資料回収の一覧から催促する)。

下書きに失敗したとき

AIの下書きに失敗したため、定型文を表示しています。必要に応じて書き換えてください。 と出ます。定型の文面がそのまま入っているので、確認のうえ送信していただけます。

自動のリマインドとの関係

期限が近い事項には自動でもリマインドが送られます(自動リマインド)。手で催促を送った直後は、自動のほうは重ねて送られません。