共通ドキュメントを複数の案件で使う

基本契約・約款・料金表・報酬規程・対応手順書のように、どの案件でも同じ資料を使うことがあります。案件ごとに登録し直すと手間がかかり、案件によって古い版が残ることもあります。

そうした資料は 共通ドキュメント として組織に 1 つ登録し、各案件からは参照だけを追加します。ファイルや URL の実体は組織に 1 つで、案件側には複製されません。

登録する(オーナーのみ)

1. 左のメニューの 共通ドキュメント を押します
2. 共通ドキュメントを登録 を押します
3. 登録方法 を URL で登録 / Google Drive から選択 / ファイルをアップロード から選びます
4. タイトル と 種類 を決め、共通ドキュメントを登録 を押します

登録方法ごとの違いは、案件の資料と同じです(資料を追加する)。アップロードしたファイルは登録した時点で中身を読み取り、参照しているすべての案件で AI の答えの根拠になります。

登録・新版の登録・廃止ができるのは組織のオーナーだけです。メンバーは一覧を見て、案件から選ぶことができます。組織に登録できる共通ドキュメントは、廃止したものを含めて 500 件までです。

Google Drive から選択 は、Google 連携が準備中のあいだはこの画面にも並びません。

案件から使う

1. 案件を開き、左のメニューの ドキュメント を押します
2. 登録方法 で 共通ドキュメントから選択 を選びます
3. 共通ドキュメント から資料を選び、フェーズ を決めます
4. ドキュメントを追加 を押します

一覧には 共通 の印と登録日が付きます。タイトルや種類は組織の共通ドキュメントのものが使われ、案件側で書き換えることはできません。

有効と無効は案件ごとです。登録した時点では 無効 なので、クライアントに見せる案件で 有効にする を押してください(有効と無効を使い分ける)。承認の対象に選ぶことも、案件の資料と同じようにできます。

同じ共通ドキュメントを同じ案件に 2 回追加することはできません。

新版を登録して、案件ごとに切り替える

約款や料金表が改定されたら、古い版を書き換えるのではなく、新しい版を別に登録します。

1. 共通ドキュメント で古い版を開き、新版を登録 を押します
2. 新しい版のタイトル・種類・所在を入れて 共通ドキュメントを登録 を押します

登録すると、その版のページに 旧版を参照している案件 が並びます。新版は自動では反映されません。案件ごとに 新版に切り替える を押すと、その案件で新版が 有効 になり、旧版は 無効 になります。旧版で残っていた合意の記録(合意日と承認番号)はそのまま残ります。

案件のドキュメント一覧からも、旧版の行の 新版に切り替える で同じ操作ができます。こちらは案件を担当しているメンバーも押せます。

版の見分けは登録日で付けます。同じ資料の版が複数あるときは、日付の新しいものが最新です。

廃止する(オーナーのみ)

使わなくなった共通ドキュメントは、詳細画面の 廃止する で廃止します。廃止しても、登録した内容・参照している案件の記録・合意の記録は削除されません。

参照している案件がある場合は、次の内訳が確認画面に出ます。

• 参照している案件の名前
• 有効 にしている案件の数(その案件の共有ページから表示が消えます)
• 合意済みの案件の数(合意の記録は残ります)

上記を理解した にチェックを入れると 廃止する が押せるようになります。

廃止したあと、案件の一覧には 廃止された共通ドキュメント と注記が付いて残ります。案件側で 有効 のままでも、共有ページと AI の答えの根拠には使われません。案件の資料としてダウンロードすることは引き続きできます。

案件テンプレートとの関係

案件テンプレートは対応事項の雛形で、ドキュメントは写しません。テンプレートから作った案件にも、共通ドキュメントから選択 で個別に追加してください。