プライバシーポリシー

第1条 定義

1. 「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）第2条第1項に定義される個人情報をいいます。
2. 「利用事業者」とは、本サービスにアカウントを登録し、自らの案件の管理のために本サービスを利用する事業者及びその所属メンバーをいいます。
3. 「クライアント」とは、利用事業者が案件の相手方として本サービスに登録した企業及びその担当者をいいます。クライアントによる本サービスへのアカウント登録は不要で、利用事業者から渡された共有ページのURLを通じて本サービスを利用します。本ポリシーにおける「クライアント」は、利用規約に定める「外部利用者」と同一の者を指します。

第2条 当社の立場

1. 利用事業者の情報（第3条第1項）について、当社は自らその利用目的を定めて取り扱います。
2. 利用事業者が本サービスに登録するクライアントの情報（第3条第3項）について、当社は、その取扱いを利用事業者から委託された立場にあります。本サービスは、利用事業者が登録を要しないクライアントの企業名・担当者名・メールアドレス等を入力して用いる設計であるため、当該情報の利用目的を定めるのは利用事業者であり、当社は本サービスの提供に必要な範囲を超えて当該情報を取り扱いません。
3. 前項の情報に関する開示・訂正・利用停止等の請求は、原則として当該情報を登録した利用事業者が窓口となります。当社は、利用事業者からの指示に基づき、又は本ポリシー第13条に基づき、必要な協力を行います。

第3条 収集する情報

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の情報を取得します。

1. 利用事業者が直接提供する情報

• 氏名（表示名）、メールアドレス、パスワード（メールアドレスとパスワードによる登録の場合）
• 組織（企業）名
• 外部サービス連携のための認証情報（第5条及び第8条）

2. 外部サービスから取得する情報

• Googleアカウント情報（氏名、メールアドレス、プロフィール画像。Googleアカウントによるログインを利用した場合）
• Google ドキュメント及び Google スプレッドシートの本文・ファイル名（Google 連携を利用した場合。取扱いの詳細は第5条）
• GitHub のリポジトリ内ファイルの内容（利用事業者が GitHub のアクセストークンを登録し、当該ファイルをドキュメントとして登録した場合）
• 決済代行業者から取得する契約に関する情報（契約中のプラン、支払いの状態、契約期間の満了日、及び同社における顧客・契約の識別子。有償プランをご契約の場合。取扱いの詳細は第8条）。クレジットカード番号その他のカード情報は含まれません。

3. 利用事業者が本サービスに登録する第三者の情報

以下の情報は、利用事業者が本サービスに入力することにより、当社が利用事業者から提供を受けて取得するものです。当社がクライアント本人から直接取得するものではありません（当社の立場は第2条第2項のとおりです）。

• クライアントの企業名
• クライアント担当者の氏名（登録名）、メールアドレス、及び利用事業者が任意で入力するメモ
• 案件、対応事項（依頼・承認・質問・選択・資料/データの提出・最終確認）の内容、期限、経緯及びやり取りの本文
• ドキュメントのURL及び（コネクタを利用する場合は）その本文、並びに対応事項への回答として添付されたファイル

4. クライアントの利用に伴い記録される情報

• 共有ページの閲覧記録（どのURLで、いつ、どのページが開かれたか）。利用事業者に「既読」として表示されます
• 回答・承認の記録（どの担当者が、いつ、何に回答・承認したか）
• 共有ページの「AIに聞く」における質問と回答の内容。利用事業者が閲覧できる旨は、共有ページ上にも表示しています

5. 本サービスの利用に伴い自動的に取得される情報

• アクセスログ（IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス日時、リファラー等）
• Cookie及び類似技術による情報（第10条をご参照ください）
• ブラウザのプッシュ通知を許可した場合の購読情報（プッシュサービスのエンドポイント及び暗号鍵）
• AIの利用量（呼び出し日時、利用したモデル名、消費トークン数。質問及び回答の本文はこれとは別に第3条第4項のとおり記録されます）

第4条 利用目的

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

1. 本サービスの提供、運営、維持及び改善
2. アカウントの作成及び認証
3. 有償プランの申込みの受付、料金の請求及び決済の管理、並びに請求に関するご案内（第8条）
4. 対応事項及びドキュメントに基づくAI回答の生成、並びに出典の提示（第6条）
5. 対応事項の通知、リマインド、週次サマリその他のメール及びプッシュ通知の送信
6. 共有ページの閲覧及び操作（回答・承認・ファイルの提出等）の記録の作成、並びに当該共有ページを発行した利用事業者への表示（進捗の可視化及び証跡の提供）
7. お問い合わせへの対応
8. 本サービスに関する重要なお知らせ（メンテナンス、規約変更等）の通知
9. 利用状況の分析及びサービス改善のための統計データの作成
10. 不正利用の検知及び防止
11. 法令に基づく対応

第5条 Googleユーザーデータの取扱い

本サービスは、利用事業者のメンバーが自らのGoogleアカウントを接続することで、Google ドキュメント及び Google スプレッドシートの内容をAI回答の根拠として参照する機能（以下「Google連携」といいます）を提供します。Google連携における取扱いは以下のとおりです。

1. アクセスする情報

• 接続したメンバーがGoogle ピッカーで明示的に選択したファイル（Google ドキュメント及び Google スプレッドシート）の本文及びファイル名に限ります（drive.fileスコープ）。選択されていないファイル、及びGoogleドライブ全体を参照することはありません。
• 当社が Google に対して申請中の追加のスコープ（documents.readonly 及び spreadsheets.readonly）が承認され、利用事業者が当該機能を利用する場合には、利用事業者が本サービスにURLを登録したGoogleドキュメント及びGoogleスプレッドシートの本文についても、同様に読み取ります。この場合も、参照するのは利用事業者が本サービスに登録したドキュメントのみであり、Googleドライブ全体を検索・走査することはありません。

2. 利用目的

取得した本文は、本サービス上でのAI回答の生成及びその出典の提示のためにのみ利用します。広告目的での利用、及び本サービスの提供と無関係な目的での利用は行いません。

3. 保存

• 本文は、質問が行われた時点で都度取得し（オンデマンド取得）、短期間のキャッシュとして保持するにとどめます。当社のデータベースへ継続的に複製・同期することはありません。
• Googleのアクセストークンは保存しません。リフレッシュトークンのみを暗号化（AES-256-GCM）して保存し、本文の取得の都度アクセストークンへ交換します。
• 利用事業者のメンバーが本サービスの設定画面から接続を解除した場合、当社は当該リフレッシュトークンを削除し、その接続によるファイルの取得を停止します。Googleアカウント側の「アクセス権を持つアプリ」からの削除は、ご本人がいつでも行うことができます。

4. 第三者への移転

取得した本文は、AI回答の生成のために第6条に定める範囲でAnthropic社のAPIへ送信されます。これ以外の第三者に提供・移転することはありません。

5. Google API Services User Data Policy への準拠

本サービスがGoogle APIから受け取った情報の利用及び他者への移転は、Limited Use 要件を含む Google API Services User Data Policy に準拠します。

第6条 AI処理のための外部送信

1. 本サービスのAI機能（共有ページの「AIに聞く」、利用事業者向けの案件AIチャット、議事録・やり取りからの対応事項の抽出）は、回答及び抽出結果の生成のために、Anthropic PBC（米国）が提供するAPIを利用します。
2. 当該APIへ送信される情報は、質問の本文、同じ会話の履歴、案件・対応事項の記録、及び参照対象として登録されたドキュメントの本文又はその抜粋です。
3. 送信された情報が、Anthropic社の生成AIモデルの学習に使用されることはありません。
4. AI回答は、有効なドキュメント及び対応事項の記録にもとづいて生成され、出典を明示します。共有していない（無効な）ドキュメントの内容は、クライアント向けの回答の生成には用いません。
5. AIの質問と回答は本サービス上に記録され、当該案件の利用事業者が閲覧できます（第3条第4項）。
6. 本条の取扱いは、クライアントが共有ページの「AIに聞く」を利用する場合にも同様に適用されます。この場合に送信されるのは、クライアントが入力した質問の本文、同一の会話の履歴、及び当該案件で共有されている（有効な）ドキュメントの本文又はその抜粋です。共有されていないドキュメントの内容が送信されることはありません。

第7条 第三者提供

1. 当社は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。
   • 本人の同意がある場合
   • 法令に基づく場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 第8条に定める委託先への提供、及び第2条第2項に基づく利用事業者からの委託に伴う取扱いは、前項の第三者提供にあたりません。
3. クライアントが共有ページで入力・回答・承認した内容が、当該案件の利用事業者に表示されることは、本サービスの性質上当然に予定された利用であり、第三者提供にはあたりません。

第8条 外部サービスの利用及び業務の委託

1. 利用する外部サービス

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、以下の外部サービスを利用し、又は業務を委託しています。委託先に対しては、法令に基づき必要かつ適切な監督を行います。各社における取扱いは、各社のプライバシーポリシーをご確認ください。

2. 決済に関する情報の取扱い

1. 当社は、有償プランの料金の決済に関する業務を、決済代行業者である Stripe, Inc.（米国。以下「Stripe社」といいます）に委託しています。決済は、同社が提供する決済画面（同社のウェブサイト）へ遷移して行われます。
2. 当社は、クレジットカード番号、有効期限及びセキュリティコードを取得せず、保持しません。これらの情報及び請求先の住所は、前項の決済画面において、Stripe社が利用事業者から直接取得するものであり、当社のサーバーを経由することはありません。
3. 当社がStripe社へ提供する情報は、契約者（組織のオーナー）のメールアドレス、契約するプラン及び契約期間、並びに当社が組織を識別するための符号に限られます。案件、対応事項、やり取りの本文、ドキュメントの本文及びアップロードされたファイルを同社へ提供することはありません。
4. 当社は、Stripe社から、契約中のプラン、支払いの状態、契約期間の満了日、及び同社における顧客・契約の識別子の提供を受け、これを本サービスの契約状態の管理（第4条第3項）のために利用します。
5. Stripe社における個人情報の取扱いについては、Stripe社のプライバシーポリシーをご参照ください。

第9条 外部送信規律に基づく公表

電気通信事業法第27条の12に基づき、利用者の端末から外部へ送信される情報について、以下のとおり公表します。

1. 前記の送信が行われるのは、公開ページ（トップページ、業種別のご案内、本ポリシー、利用規約及び特定商取引法に基づく表記のページ並びにヘルプセンター）、ログイン・新規登録等の認証前のページ、ログイン後のアプリケーション画面（組織の作成画面を含みます）、並びにクライアント向け共有ページです。収集されるのは、どのページがどのくらい閲覧されたかといった匿名の利用状況であり、案件の内容、対応事項の本文、やり取りの内容、アップロードされたファイルが送信されることはありません。
2. 共有ページのURLに含まれるトークン、及び案件・対応事項の識別子は、送信前に固定の記号（/p/:token、/projects/:id 等）へ置き換えており、外部の解析サービスへ送信されることはありません。共有ページのURLは実質的にパスワードとして機能するため、また、個々の利用者や案件を外部サービス側で特定できるようにする必要がないためです。ページのURLに付されるクエリ文字列（疑問符以降の部分）も同様に送信しません。
3. 当社の運営管理画面には、これらの計測タグを設置していません。
4. Googleによる情報の取扱いについては、Googleのサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報のGoogleによる使用をご参照ください。Googleアナリティクスによる収集は、Googleが提供するオプトアウトアドオンの利用、又はブラウザのCookie設定により停止することができます。

第10条 Cookieの使用について

1. Cookieとは

Cookieとは、Webサイトが利用者のブラウザに保存する小さなテキストファイルです。

2. 当社におけるCookieの使用目的

• 必須Cookie: ログイン状態の維持及びセッション管理、並びにクライアント共有ページの認証（共有ページのURLに含まれるトークンをブラウザ内のみに保持するためのCookie）
• 分析Cookie: 第9条に定める範囲における Google アナリティクスによるアクセス解析（共有ページを含みます。無効化については第9条をご参照ください）

3. Cookieの管理

利用者は、ブラウザの設定によりCookieの受け入れを拒否することができます。ただし、必須Cookieを無効にした場合、ログイン及び共有ページの閲覧ができなくなります。

第11条 安全管理措置

1. 通信の暗号化（SSL/TLS）の実施
2. パスワードのハッシュ化による保存（平文では保持しません）
3. クライアント共有ページのURLに含まれるトークンは、照合用のハッシュとして保存し、メール本文にURLを記載する目的でのみ暗号文（AES-256-GCM）を別に保持します。PINはハッシュ化して保存します
4. 外部サービスの認証情報（Googleのリフレッシュトークン、GitHubのアクセストークン）の暗号化による保存
5. 利用事業者（テナント）ごとのデータ分離をアプリケーション基盤で強制し、案件単位でも、割り当てられたメンバーと組織のオーナー以外は参照できない設計の採用
6. 共有ページのURLごとの権限段階（閲覧のみ／回答可／承認可）の設定、及び承認・検収の操作におけるPINの必須化
7. 当社の運営管理画面に表示する情報を、テナント別の利用量の集計値に限定し、案件名・対応事項・ドキュメントの本文・AIチャットの内容といった具体的なコンテンツを表示しない設計の採用
8. アクセス権限の適切な管理及び定期的なセキュリティ対策の見直し

第12条 保存期間及びデータの削除

1. 当社は、本サービスの提供に必要な期間、及び法令に定める期間、情報を保存します。
2. 利用事業者は、本サービス上で案件、対応事項、連絡先及びドキュメントを削除することができます。連絡先を削除した場合、当該連絡先に発行された共有ページのURLは無効になります。
3. 前項により削除されたデータは、削除の時点から90日間保持したうえで、当社のシステムから消去します。案件を削除した場合、当該案件に属する対応事項、連絡先、ドキュメント、共有ページのURL及び提出されたファイルも同じ期間の経過後に消去されます。この保持期間は、誤操作による削除からの復旧に対応するためのもので、期間内は利用事業者からのお申し出により当社が復元に対応できる場合があります（本サービス上に利用事業者ご自身が復元を行う機能はありません）。
4. 利用事業者が本サービスのご利用を終了された場合、当該組織のデータは終了の時点から90日間保持したうえで、当社のシステムから消去します。消去の対象には、アップロードされたファイルの実体を含みます。この期間内は、利用事業者からのお申し出により当社が復元に対応できる場合があります。ご利用の終了と同時に、発行済みの共有ページのURLは無効となり、組織のメンバーは本サービスにログインできなくなります。
5. アカウントの退会と組織の削除は、設定画面からご自身で行えます。ご希望があれば、第15条のお問い合わせ窓口でも承ります。ご本人であることを確認のうえ、法令に基づく保存義務がある場合を除き、合理的な期間内に対応します。
6. 利用事業者が対応事項に「機微情報として扱う」設定を行った場合、当該対応事項に提出されたファイルは、利用事業者による確認の完了から30日を経過した後、当社のシステムから消去します。対応事項の内容、回答の本文及び操作の履歴は消去されません。なお、当社は本サービスにおいてマイナンバー（個人番号）を取り扱いません。利用事業者及びクライアントは、本サービスにマイナンバー（個人番号）をアップロードしないものとします。

第13条 開示等の請求

利用者は、個人情報保護法に基づき、当社に対して保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去及び第三者提供の停止を請求することができます。請求は第15条のお問い合わせ窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認のうえ、合理的な期間内に対応します。なお、利用事業者が登録したクライアントの情報については、第2条第3項のとおり、原則として当該利用事業者が窓口となります。

第14条 本ポリシーの変更

当社は、法令の変更、サービス内容の変更その他の事由により、本ポリシーを変更することがあります。変更後の本ポリシーは、本サービス上に掲載した時点から効力を生じるものとします。重要な変更を行う場合は、本サービス上での通知又はメールにてお知らせします。

第15条 お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせは、以下の窓口までお願いいたします。

• サービス名: ClientCourt
• 運営: 合同会社バリヤ
• メールアドレス: support@clientcourt.jp