自動リマインド

期限を入れてある事項で、クライアントの回答を待っているものには、自動でお知らせが送られます。毎日朝 8 時 30 分(日本時間)に確認します。

4 つの段階

段階	宛先	トーン
期限3日前	クライアント	「ご対応期限が近づいています」
期限当日	クライアント	「本日が対応期限です」
期限超過3日	クライアント	「ご対応期限を過ぎています」
期限超過7日	自社	「お電話など、直接のご連絡をご検討ください」

これとは別に、まだ共有していない事項への自社向けのお知らせが 1 つあります(下の「送る前のお知らせ」)。

誰に届くか

クライアント宛の 3 段階は、対応事項に クライアント側の担当者 を指定していればその方だけに、していなければ共有URLをお持ちの全員にメールで届きます。ベルやブラウザの通知には出ません。

4 通目(期限超過7日)と「送る前のお知らせ」は、メールとベルの両方で自社に届きます。メールは 自社の担当者 を指定していればその方だけに、していなければ案件に アクセスできるメンバー として選ばれている方と オーナー に届きます。ベルは担当者を指定していても全員に出ます。担当者を決めても、他のメンバーの画面から事項が見えなくなることはありません。

4 通目が自社に届く理由

3 通出して返ってこない相手に 4 通目のメールを送っても効きません。宛先をこちらに反転させて、電話など別の手段に切り替えていただくことをお知らせします。

この事項について、クライアント宛の自動リマインドはそこで終わります。以降は必要に応じて手で催促してください。

文面

段階ごとに決まった文面です。AI では作りません。誰も読まずに出ていく 1 通なので、何が書かれているかが事前に分かっている必要があるためです。

回収する品目 がある事項では、必須 の品目のうちまだ届いていないものの名前が本文に入ります。任意の品目は載りません。

手で送った直後は重ねません

催促メールを送る で手動の催促を送ってから 3 日のあいだは、クライアント宛の自動リマインドは送られません。履歴には「自動リマインド(期限当日)は催促の直後のため送信していません」と残ります。自社宛の 2 つ(期限超過7日 と「送る前のお知らせ」)は、手動の催促があっても止まりません。

日数の数え方

日数はすべて暦の日で数えます。土日祝日は考慮しません。期日が休日に当たる場面でも、期日どおりに守っていただきたいことがあるためです。

送る前のお知らせ

請求書のようにこちらからクライアントに送る物は、クライアント待ち の対応事項を 社内のみ で起票し、ファイルを添えてから 共有 に切り替える使い方になります。切り替えるまでの間は、クライアントにも上の 4 段階にも届きません。

そこで、社内のみ のまま期限の 3 日前になった クライアント待ち の事項には、自社宛てに 1 回だけ「まだ共有していません」のメールとベルが届きます。届くのは共有URLを発行してある進行中の案件だけで、連絡先のいない社内向けの案件では届きません。共有 に切り替えればそれ以降は届かず、クライアント宛の 4 段階が通常どおり始まります。

同じ事項はダッシュボードの 自社の対応待ち にも 未送信 の印付きで並びます。対応事項の画面では、共有の切り替えボタンの横に 添付: なし または 添付: N 件 が出るので、送る前に添付の有無を確かめられます。

送られない事項

• 期限 が入っていない事項
• 社内のみ の事項(上の「送る前のお知らせ」だけは届きます)
• 対応側 が 自社対応 の事項
• 回答済み 完了 対応しない の事項
• アーカイブした案件と、ステータス が 進行中 でない案件の事項
• 期限から 14 日を過ぎた事項