有効と無効を使い分ける

登録したドキュメントには 有効 と 無効 の 2 つの状態があります。

状態	見え方
有効	クライアントの共有ページに表示され、AI の回答の根拠になります
無効	自社の画面にだけ見えます。下書き・旧版・取り下げたものに使います

切り替えは一覧の行の 無効にする / 有効にする で行います。

有効 にする前でも、自社の AIチャット は登録済みの資料をすべて根拠にします(無効 のものには「未共有」と付きます)。有効 にする意味は、クライアントの共有ページに見せることと、共有ページの AIに聞く の根拠に入れることです。

なぜ切り替えるのか

案件が進むと、同じ資料の版が増えます。すべてが 有効 のままだと、クライアントがどれを見ればよいか分からなくなり、AI も古い版を根拠に答えてしまいます。

いまの正式版だけを 有効 にしておくのが基本の使い方です。仕様・手順書 スケジュール 見積書 契約書 は、同じ種類で 有効 なものが 2 件以上あると一覧に「同じ種別に有効なドキュメントが複数あります」と出ます(議事録 と 関連資料 には出ません)。

共通ドキュメントを参照している行は、新版に切り替える を押すと新版が 有効、旧版が 無効 に自動で入れ替わります。廃止された共通ドキュメントは、有効 のままでも共有ページと AI の根拠には使われません。

リンク先の閲覧権限に注意

有効 にすると共有ページや AI の回答の出典にリンクが表示されますが、リンク先を開けるかどうかはリンク先のサービスの共有設定で決まります。Google ドライブのファイルなら Google 側で、GitHub や Notion ならそれぞれのサービス側で、クライアントが閲覧できるように共有設定をしてから 有効 にしてください。閲覧権限がないと、クライアントにはリンクが表示されても開けません。

アップロードして登録したファイルは、この心配がいりません。ファイルはこのサービスがお預かりしていて、共有ページから直接ダウンロードできるようにお渡しします。他のサービスの共有設定は不要です。無効 に戻せば、その時点からダウンロードもできなくなります。

承認で自動的に有効になる

承認 または 最終確認・検収 の対応事項には 対象ドキュメント(任意) を指定できます。クライアントがその事項を承認すると、指定したドキュメントが自動的に 有効 になり、合意 の列に合意日と承認番号が残ります。

「この版で合意した」がそのまま記録として残るので、あとから経緯を確かめられます。

アップロードしたファイルも対象にできます。クライアントは承認する画面からそのファイルを開いて、中身を確かめてから承認できます(まだ 無効 のままでも開けます)。

削除

無効 のドキュメントは オーナー が削除できます。有効 のままでは削除できないので、先に 無効にする を押してください。

削除しても、リンク先のファイルそのものは消えません。この一覧から記録が消えるだけです。アップロードして登録したファイルも、削除から 90 日のあいだは保管され、期間内であればお問い合わせで復元できる場合があります(削除と復元)。

AI が読む資料の本文の上限

AIチャットが1回の質問で読む資料の本文は、1つの案件の 有効 な資料の合計で、ご利用のプランの上限までです(フリープラン 1万字、ソロ・ライト 3万字、スタンダード 5万字、プラス 8万字)。共通ドキュメントを参照している場合は、その資料もその案件の合計に入ります。

資料は一覧の並び順に読まれ、上限に達した資料は途中まで読まれて、それ以降の資料は題名だけが使われます。合計が上限を超えると、ドキュメント一覧の上に「AIが読む資料の本文が上限を超えています」と表示されます。古い版や使わなくなった資料を 無効 にすると、合計から外れます。

本文の字数は、資料の中身を読み取ったとき(アップロードした資料は登録したとき、Google ドライブから選んだ資料は AI が初めて読んだとき)に計測されます。まだ計測していない資料があるときは、その件数が一覧に表示されます。