社内のみと共有を切り替える

対応事項には 公開範囲 があり、社内のみ と 共有 のどちらかです。

社内のみ

自社の画面にだけ表示されます。共有ページには出ませんし、クライアントが AIに聞く で質問しても、その内容が答えに使われることはありません。

詳細画面には「この対応事項は社内のみです。クライアントの共有ページには表示されません。」と表示されます。

共有

共有ページに表示され、クライアントが確認と回答をできるようになります。社内のみ から 共有 に変えたときに、クライアントへ「ご対応のお願い」のメールが送られます(短い時間に続けて共有した事項は 1 通にまとまります)。

切り替えは、詳細画面の右上の 編集 を押し、公開範囲 を 共有 にして保存します。

公開する前に添付を確かめる

社内のみ の事項の詳細画面には、公開を予約… の下に 添付: なし または 添付: 3 件 のように、スレッドの添付と提出物のファイル数が出ます。添付が無くても公開はできますが、「こちらから送る物」を添え忘れていないかをここで確かめてから切り替えてください。

共有し忘れに気づく

社内のみ のまま クライアント待ち にしてある事項は、共有するまでクライアントにもリマインドにも届きません。期限が 3 日以内に迫るか過ぎると、ダッシュボードの 自社の対応待ち に 未送信 の印付きで並び、自社宛てに「期限が近い事項をまだ共有していません」のメールとベルの通知が 1 回届きます。共有すると、それ以降は出ません。

このお知らせと 未送信 の印は、共有URLを発行してある進行中の案件だけに出ます。連絡先のいない社内向けの案件では、共有する相手がいないので出ません。社内向けの案件では 対応側 を 自社対応 にしておくと、自社の対応待ち に並びます。

<!-- screenshot: ダッシュボードの自社の対応待ち。未送信の印が付いた行 -->

日時を決めて公開する

いま書き上げたけれど、渡すのは明日の朝にしたい、というときは 公開を予約… を使います。

1. 詳細画面の 公開を予約… を押します
2. 公開する日 と 時刻 を選びます
3. 予約する を押します

一覧と詳細に 9/1 9時に公開予定 のような表示が付き、それまでは 社内のみ のままです。指定した時刻になると自動で共有され、そのタイミングでクライアントに「ご対応のお願い」のメールが届きます。

予約は 公開の予約を変更… で変えられますし、予約を取り消す で取りやめられます。取りやめても事項は残り、社内のみ のままです。

どう使い分けるか

やり取りの記録から書き起こした直後の事項や、社内で文言を詰めている途中の事項は 社内のみ にしておきます。内容が固まってから 共有 に変えるか、渡したい時刻を 公開を予約… で決めておくと、クライアントに中途半端な状態が見えることがありません。