機微情報として扱う

口座の明細や給与のデータ、本人確認書類の写しのように、手元に置き続けたくない資料には 機微情報として扱う を使えます。種別が 資料・データの提出 の対応事項でのみ設定できます。

設定のしかた

対応事項の作成・編集の画面で 機微情報として扱う にチェックを入れます。

何が変わるか

1. 開いた記録が残ります — ファイルを開くたびに、対応事項の履歴に記録されます
2. 確認の完了から 30 日で、添付の実体だけが自動削除されます — 対応事項・回答の文章・履歴は残ります。スレッドのコメントに付けたファイルも同じ日に消えます
3. 削除予定日が両方の画面に出ます — 自社側とクライアント側の両方に、日付で表示されます

閲覧できるのは、その案件の担当メンバーと オーナー に限られます。

削除予定日が決まるとき

回収する品目 を登録している場合は、必須 の品目をすべて 確認済み にした時点で確定します。品目が無い場合は、その事項を 完了 または 対応しない にした時点です。品目を残したまま事項を閉じた場合も、閉じた時点で確定します。

それまでは「削除予定日は、品目をすべて確認済みにした時点(品目が無い場合はこの事項を完了にした時点)で確定します。」と表示されます。

解除できるのは提出前だけ

一度でもファイルが提出されるか、スレッドにファイルが添付されると、機微情報として扱う は解除できません。削除予定日をクライアントにお知らせ済みだからです。

マイナンバーについて

マイナンバー(個人番号)は本サービスにアップロードしないでください。 源泉徴収票や本人確認書類のようにマイナンバーが印字された書類は、該当部分をマスキング(黒塗り)のうえご提出いただくよう、クライアントにご案内ください。この案内は共有ページにも表示されます。

利用規約とプライバシーポリシーにも明記しています。

ダウンロードした控えについて

一括ダウンロードした zip の中のファイルは、自動削除の対象になりません。zip の中の案内に削除予定日が書かれていますので、控えの取り扱いにはご注意ください(提出されたファイルをまとめてダウンロードする)。