使い方の例
制作・開発会社と士業事務所の実務で繰り返し起きる場面ごとに、どんな対応事項をどう作り、クライアントや顧問先にはどう見えるかを画面つきでまとめた記事です。LPの各場面から、この一覧の記事へつながります。
考え方の記事は「ガイド」にまとめています。
- 議事録から宿題を抽出して、定例を回す — 候補を確かめて登録し、出すものだけを共有するWebサイト制作の定例で決まった宿題を、議事録の貼り付けからAIで候補にし、誰のボールかと期限を確かめて登録し、クライアントに出すものだけを共有する手順です。制作・開発
- 仕様書・見積書の承認と、版の管理 — 新しい版を承認で有効にし、前の版を外すシステム開発の途中で仕様が増え、仕様書と見積書を改版する場面を、新しい版への承認と、前の版の無効化で整理する手順です。制作・開発
- 依頼と回答を、ひとつの一覧で進める — 承認・確認・資料の提出を対応事項にして、記録を残す年間スケジュール案の承認、請求書の送付先の確認、会社案内の提出を1件ずつ対応事項にして、どちらの対応待ちかを一覧で見ながら、回答を記録に残す手順です。業種共通
- 原稿・写真・ロゴなど、素材の回収 — 品目を決めてまとめて依頼し、揃うまでを見届ける採用サイトの制作で、ロゴ・原稿・写真をクライアントから受け取る場面を、品目つきの「資料・データの提出」1件で依頼し、揃うまでを追う手順です。制作・開発
- 保守・顧問など、継続契約の月次運用 — 毎月のお願いは自動で起票し、クライアントからの連絡は一覧で受ける継続契約の案件で、毎月の作業報告の確認や定例会の議題の確認を自動で起票し、クライアントからの依頼や相談は「クライアントからの連絡」で受けて、必要なものだけ対応事項にする手順です。業種共通
- 新規顧問先の受け入れ — 規程と手順書を共通ドキュメントに置き、初回の資料一式をテンプレートでお願いする新しく顧問契約を結んだ会社に、契約書・報酬規程・資料提出の手順書を共通ドキュメントから見せ、初回の資料一式をテンプレートでお願いし、質問は共有ページの「AIに聞く」で受ける手順です。士業
- 新規クライアントの受け入れを、テンプレートで揃える — 契約時のお願い一式を、基準日から一括で登録する契約内容の確認、ご担当者の確認、初回の資料のご提出を案件テンプレートにまとめ、新しい案件を作るときに契約日を基準日にして一括で登録する手順です。業種共通
- 決算・申告前の確認事項 — 質問と選択で確かめ、申告書の承認で締める9月決算の顧問先に、役員報酬の方針や期中に始めた取引の有無を「選択」と「質問」でうかがい、回答を記録に残してから、申告書の「承認」で締める手順です。士業
- 年末調整など、季節の一斉回収 — 依頼一式をテンプレートにして、顧問先ごとにまとめて起票する年末調整の書類を全顧問先から同じ時期に集める場面を、依頼一式を1つのテンプレートにまとめ、顧問先ごとの案件にまとめて起票し、返ってこない先を「資料回収」で見つける手順です。士業
- マニュアルを載せて、問い合わせはAIに答えさせる — 共通ドキュメントを根拠に、出典つきで答えるご利用の手引きとよくあるご質問を共通ドキュメントとして登録し、案件ごとに有効にして、クライアントが共有ページの「AIに聞く」で出典つきの答えを得られるようにする手順です。業種共通
- デザイン案の承認と検収 — 対象ドキュメントを付けて承認をもらい、合意として残すサイト制作で、トップページと下層ページのデザイン案を対象ドキュメント付きの承認で受け取り、合意として残してから、公開前の検収まで進める手順です。制作・開発
- 顧問先からの月次資料の回収 — 品目を決めて依頼し、毎月自動で起票する通帳コピー・売上台帳・経費の領収書を毎月10日までに受け取る場面を、1件の対応事項と品目・担当者・期限で組み、翌月からは自動で起票する手順です。士業