依頼と回答を、ひとつの一覧で進める — 承認・確認・資料の提出を対応事項にして、記録を残す

新しい年度の業務を始めるにあたって、クライアントに3つお願いがある。年間スケジュール案の承認、請求書の送付先の確認、最新の会社案内のご提出です。メール1通にまとめて送ると、返事は1つだけ返ってきて、残りの2つがどうなったかを追いかけることになります。どれが先方の番で、どれがこちらの番なのかも、受信箱を読み返さないと分かりません。

この記事では、こうした依頼と回答を ClientCourt の対応事項として1つの一覧で進める手順を、1つの案件を例に順に追います。

この場面で作るもの

対応事項	種別	対応側	公開範囲	期限
年間スケジュール案のご承認	承認	クライアント待ち	共有	10月15日
ご請求書の送付先のご確認	質問	クライアント待ち	共有	10月10日
会社案内の最新版のご提出	資料・データの提出	クライアント待ち	共有	10月17日
定例会の議事録の送付	タスク	自社対応	共有	10月9日
次回定例の議題の整理	タスク	自社対応	社内のみ	10月8日

上の3件がクライアントへのお願い、下の2件がこちらの作業です。こちらの作業も同じ一覧に置くと、相手を待っているものと自分が止めているものを、1つの画面で見比べられます。

1. お願いを1件ずつ対応事項にする

案件を開いて 対応事項を追加 を押し、タイトル に「ご請求書の送付先のご確認」と入れます。説明 には何を答えてほしいかを書き、種別 は 質問、公開範囲 は 共有、対応側 は クライアント待ち、期限 は10月10日です。

3つのお願いを1件にまとめないのがこの場面の要点です。1件ずつに分けておくと、返ってきたものから順に片付き、残っているものが一覧にそのまま残ります。

2. 種別は、相手に何をしてもらうかで選ぶ

種別 によって、クライアントの共有ページに出る回答の欄が変わります。

種別	使う場面	クライアントに出る操作
承認	案や内容の良し悪しを決めてもらう	承認する か 差し戻す
質問	判断のための情報をうかがう	回答 の欄に書いて 回答を送信
資料・データの提出	書類やデータを出してもらう	ファイルやリンクを添えて 提出内容を送信

承認 は契約上の記録になり得るため、共有URLの 権限 が 承認可 の方だけが操作できます。決裁される方には 承認可、日々のやり取りのご担当には 回答可 の URL を渡すのが基本の分け方です(権限とPINで守る)。

3. どちらの番かは、案件の一覧で分かる

5件を作ると、案件の一覧に 対応側 の列が並びます。クライアント待ち は先方の回答を待っている事項、自社対応 はこちらが動く番の事項です。絞り込み の 対応側 で片方だけに絞ることもできます。

公開範囲 が 社内のみ の事項には鍵の印が付き、共有ページには出ません。共有 で作った事項は、クライアントに「ご対応のお願い」のメールが届きます。続けて作った事項は1通にまとまります(ダッシュボードと一覧の見方)。

4. クライアントには、自分へのお願いが並ぶ

クライアントはアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。対応事項 の 対応中 のタブでは、「〈お名前〉様へのお願い」にクライアント待ちの3件が期限の近い順に並びます。

その下の「〈会社名〉で対応中」には、こちらが進めている共有中の事項が 回答予定日 と一緒に出ます。社内のみ の「次回定例の議題の整理」は出ません。クライアントは自分が何を待たれているかと、こちらが何をいつまでに返すかを、同じ画面で確かめられます。

5. クライアントは、種別に合った欄で回答する

事項を開くと、内容と これまでの経緯 の下に回答の欄があります。「ご請求書の送付先のご確認」は 質問 なので、回答 の欄に書いて 回答を送信 を押すだけです。送信するとクライアントの画面に「回答を受け付けました。」に続けて確認中である旨が表示され、こちらに通知が届きます(お願いを確認して回答する)。

6. 回答が届くと、こちらの番に戻る

回答が届いた事項は、ステータスが 回答済み、対応側 が 自社対応 に自動で切り替わります。ダッシュボードの クライアントからの回答 に、案件名と回答の日時と一緒に並びます。

ここに並んでいるのは、相手は動いたのにこちらが確かめていない事項です。内容を確認したら、詳細画面の ステータス を 完了 にして片付けます。

7. 依頼と回答の記録が残る

事項の詳細画面には、クライアントの回答が スレッド に (クライアント) の印付きで残ります。履歴 には作成から回答、対応側の変更: クライアント待ち → 自社対応、ステータス変更: 回答済み → 完了 までが、誰がいつ行ったかと一緒に新しい順に並びます。

いつ依頼して、いつ返ってきて、誰が片付けたかを、メールを探し直さずに示せます。案件の記録をまとめて手元に残したいときは、共有設定 の 監査ログをCSVで出力 で書き出せます(記録をCSVで書き出す)。

返ってこないときに見る場所

期限を入れてある共有中のお願いには、期限3日前 期限当日 期限超過3日 のお知らせが自動でクライアントに届きます。それでも返ってこないと 期限超過7日 のお知らせがこちらに届くので、電話に切り替える合図にします(自動リマインド)。

共有ページは開かれているのに3日以上回答がない事項には、一覧の 対応側 の列に 既読・未回答 の印が付き、ダッシュボードの 既読・未回答 にも並びます。行を開いて 催促メールを送る を押すと、下書きを確かめてから送れます。

続け方

お願いが増えたら、同じ案件に1件ずつ足していきます。案件を複数持っている場合も、ダッシュボードの 自社の対応待ち と クライアントの対応待ち の数が案件をまたいで集まるので、朝はそこから今日の順番を決めます。

一覧が持っているのは「誰の番か」という1つの事実です。それが事項ごとに正しく切り替わっていれば、確認のための連絡そのものが減っていきます。