デザイン案の承認と検収 — 対象ドキュメントを付けて承認をもらい、合意として残す

コーポレートサイトのリニューアルで、トップページと下層ページのデザイン案をクライアントに見ていただき、承認をもらってから実装に入る。最後は公開前に検収を受ける。案をメールで送ると、どの版に・いつ・どなたが OK を出したのかが受信箱に散らばり、あとで「その版で合意しました」と示せなくなります。

この記事では、デザイン案の承認から検収までを ClientCourt で組む手順を順に追います。案の版と承認が1つの記録になるように作るのが要点です。

この場面で作るもの

対応事項	種別と期限	対象ドキュメント
トップページデザイン案のご承認	承認・10月3日	トップページデザイン案 v2
下層ページデザイン案のご承認	承認・10月10日	下層ページデザイン案 v1
公開前の最終確認・検収	最終確認・検収・10月24日	—

3件とも 対応側 は クライアント待ち です。承認の2件は 公開範囲 を 共有 にして出し、検収は 社内のみ で先に作っておいて、公開の前に 共有 へ切り替えます。

1. デザイン案をドキュメントとして登録する

案件を開いて左のメニューの ドキュメント を押し、案を1版ずつ登録します。デザインの共有リンクがあれば URL で登録、PDF に書き出した案なら ファイルをアップロード です。

登録と同時に有効にする のチェックは外し、案は 無効 のまま登録します。承認された時点で、その版が自動で 有効 になるからです。URL で登録する場合は、クライアントがリンク先を開けるよう、置き場の共有設定を先に済ませておきます(資料を追加する)。

2. 承認の対応事項に対象ドキュメントを付ける

対応事項を追加 で タイトル に「トップページデザイン案のご承認」と入れ、種別 を 承認、公開範囲 を 共有、対応側 を クライアント待ち、期限 を10月3日にします。対象ドキュメント(任意) で「トップページデザイン案 v2」を選ぶと、欄の下に「承認されると、このドキュメントが自動的に有効になります。」と出ます。

下層ページの案も、同じ形で別の1件にします。1案1件にしておくと、片方が差し戻されても、もう片方の承認は先に進められます(対応事項を追加する)。

3. 共有URLは承認可で発行する

承認 と 最終確認・検収 は契約上の記録になり得るため、共有URLの 権限 が 承認可 の方だけが操作できます。決裁される方には 承認可、日々のやり取りのご担当には 回答可 の URL を渡すのが基本の分け方です。

URL を知っているだけでは承認させたくない場合は、承認可 の URL に PIN を設定します。PIN はご案内のメールに書かれないので、電話など別の経路でお伝えします。PIN を設定したかどうかは、承認の記録に残ります(権限とPINで守る)。

4. クライアントは承認するか、差し戻すか

クライアントはアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。対応事項 の 対応中 のタブで、「〈お名前〉様へのお願い」に2件の承認が期限つきで並びます。

事項を開くと、上に 承認対象のドキュメント として案のリンクが出ます。クライアントは案を開いて確かめ、コメント(任意) を書いて 承認する か 差し戻す を押します。差し戻しのときに書いた理由は これまでの経緯 に残るので、修正の指示をメールから探し直す必要がありません(お願いを確認して回答する)。

差し戻されたら、直した案を新しい版としてドキュメントに登録し、それを 対象ドキュメント にして承認をお願いし直します。

5. 承認された版が有効になり、合意が残る

クライアントが 承認する を押すと、対象の「トップページデザイン案 v2」が自動で 有効 になり、合意 の列に合意日と承認番号が残ります。有効 のドキュメントは共有ページに表示され、AI の回答の根拠にもなります。

承認されていない版は 無効 のままなので、クライアントが古い案を正式版と取り違えることがありません。いつ・どの版で合意したかが、別に書き起こさなくても残ります(有効と無効を使い分ける)。

6. 開いたのに返ってこないとき

ダッシュボードの 既読・未回答 には、共有ページは開かれているのに3日以上回答がない事項が並びます。まだ見ていないのではなく、見たうえで止まっている事項です。

行を開いて 催促メールを送る を押すと、AI が下書きした文面が メール本文 に入ります。確かめて 送信する を押すか、判断に迷っていそうなら電話に切り替えます(催促メールの文面を下書きする)。

7. 最終確認・検収は社内のみで先に用意しておく

「公開前の最終確認・検収」は、種別 を 最終確認・検収、公開範囲 を 社内のみ、期限 を10月24日にして先に作っておきます。詳細画面には「この対応事項は社内のみです。クライアントの共有ページには表示されません。」と出ます。

公開の準備が整う日が決まったら、公開を予約… で 公開する日 と 時刻 を選んで 予約する を押します。その時刻に自動で 共有 になり、クライアントにお知らせが届きます。クライアントは 最終確認・検収する か 差し戻す を選びます(社内のみと共有を切り替える)。

検収まで残るもの

承認された案はドキュメントの一覧に 有効 として並び、合意 の列に日付と承認番号が付きます。差し戻しの理由は、それぞれの事項の経緯に残ります。

「どの版で合意したか」をメールの束から探す必要はなくなります。検収待ちの時間がゼロになるわけではありませんが、止まっている場所は見えるようになります。