新規顧問先の受け入れ — 規程と手順書を共通ドキュメントに置き、初回の資料一式をテンプレートでお願いする

新しい顧問先が決まると、顧問契約書と報酬規程をお送りし、資料の出し方を説明し、初回に必要な決算書や元帳をお願いする。どれも毎回同じ資料と同じお願いなのに、顧問先ごとにメールへ添付し直し、「手順書のどこに書いてありましたか」という質問にその都度答えています。

この記事では、新規顧問先の受け入れを ClientCourt で組む手順を順に追います。どの顧問先にも同じ資料は組織に1つだけ置き、初回のお願いはテンプレートで揃えるのが要点です。

この場面で作るもの

置くもの・お願い	種別・置き場	対応側	公開範囲	期限	品目・中身
顧問契約書・報酬規程・資料提出の手順書	共通ドキュメント	—	—	—	組織に1つずつ登録し、案件から参照して 有効 にする
初回資料のご提出	資料・データの提出(テンプレート)	クライアント待ち	共有	基準日 +14日	直近2期分の決算書・申告書(必須)・総勘定元帳(必須)・定款の写し(必須)・預金通帳のコピー(任意)
会計ソフトとお取引銀行のご確認	質問(テンプレート)	クライアント待ち	共有	基準日 +14日	—

1. どの顧問先にも同じ資料は、共通ドキュメントに置く

左のメニューの 共通ドキュメント から 共通ドキュメントを登録 を押し、顧問契約書・報酬規程・資料提出の手順書を1つずつ登録します。手順書は ファイルをアップロード で登録すると、登録した時点で中身が読み取られ、AI の答えの根拠になります。

ファイルの実体は組織に1つです。顧問先が10社になっても、規程を10回添付し直すことはありません。一覧の 参照している案件 に、どの案件から使われているかが出ます(共通ドキュメントを複数の案件で使う)。

2. 初回のお願いは、テンプレートから案件を作る

初回資料のご提出と、会計ソフトとお取引銀行のご確認の2件は、品目つきで案件テンプレート「新規顧問先の受け入れ」にしておきます。案件の 新規作成 で テンプレートから作成 の テンプレート を選び、基準日 に契約の開始日を入れて 作成する を押すと、2件がまとめて登録されます(案件テンプレートを使う)。

3. 案件に共通ドキュメントを追加して、有効にする

テンプレートはドキュメントを写さないので、案件の ドキュメント で 登録方法 を 共通ドキュメントから選択 にし、3つを1つずつ追加します。顧問先に見せるものは、追加するときに 登録と同時に有効にする にチェックを入れておきます(あとから行の 有効にする でも切り替えられます)。

一覧には 共通 の印が付きます。有効 の資料は共有ページに表示され、共有ページの AIに聞く の根拠にもなります(有効と無効を使い分ける)。

4. 顧問先は共有ページで書類を確かめる

案件の クライアント にご担当の方を登録して共有URLをお渡しすると、顧問先はアカウントを作らずに共有ページを開けます。左のメニューの ドキュメント に、有効にした3つが並びます。アップロードした資料は、共有ページからそのまま開けます。

5. 手順の質問は「AIに聞く」で受ける

共有ページを開いて最初に出るのが AIに聞く の画面です。「決算書は紙とPDFのどちらで出せばよいですか」のような質問には、有効にした資料と共有中の対応事項を根拠に答えが返り、答えの下に 出典 が付きます。

社内のみの事項や無効の資料は答えに使われません。回答は AI による自動生成なので、判断の分かれる質問は 対応事項 から直接いただく形にしておきます(共有ページでAIに聞く)。

6. 初回の資料は品目ごとに届く

対応事項 の「初回資料のご提出」を開くと品目ごとの欄が並び、揃ったものから提出できます。必須 の品目がすべて揃うと、対応側 が自動で 自社対応 に戻ります(資料・データを提出する)。

返ってこないとき

初回資料がまだ揃っていない顧問先は、ダッシュボードの 資料回収 に 未提出品目 の数つきで並びます。共有ページを開いたのに回答がない先には 既読・未回答 が付くので、手順書を読んで止まっていそうな先から声をかけます(資料回収の一覧から催促する)。

規程が改まったら

報酬規程を改定したら、古い版を書き換えずに 新版を登録 で新しい版を登録します。新版は自動では反映されないので、案件ごとに 新版に切り替える を押します。旧版で残っていた合意の記録は、そのまま残ります。

受け入れのたびに書いていた添付と説明は、共通ドキュメントとテンプレートが引き受けます。残るのは、届いた資料を確かめて顧問業務を始める仕事です。