使い方の例業種共通

マニュアルを載せて、問い合わせはAIに答えさせる — 共通ドキュメントを根拠に、出典つきで答える

公開 2026年10月6日

要点

操作マニュアルやよくあるご質問は「共通ドキュメント」として組織に1つ登録し、各案件からは参照だけを追加します。
共有ページの「AIに聞く」は、その案件で「有効」にした資料と共有中の対応事項だけを根拠に答え、答えの下に「出典」が付きます。
ClientCourt では資料で答えられない相談を、クライアントが共有ページの「〈貴社名〉に送る」から担当者へ直接送れます。

同じサービスを何社ものクライアントにお届けしていると、届く問い合わせの多くは同じ内容です。サポートの受付時間、請求書の送付先の変え方、契約内容の変更のしかた。答えはご利用の手引きに書いてあるのに、そのたびにメールで同じ説明を返し、手引きの古い版を添付してしまうこともあります。

この記事では、手引きとよくあるご質問を ClientCourt に一度だけ登録して、クライアントの問い合わせにまず AI が資料を根拠に答える形を組む手順を追います。資料で答えられない相談は、そのまま担当者に届くようにしておきます。

この場面で作るもの

共通ドキュメント	種類	登録方法	案件での状態
ご利用の手引き	`仕様・手順書`	`ファイルをアップロード`	`有効`
よくあるご質問	`関連資料`	`ファイルをアップロード`	`有効`

対応事項は作りません。資料は組織に1つずつ登録し、クライアントごとの案件からはそれを参照します。どの案件でも同じ版が根拠になるので、案件によって古い手引きが残ることがありません。

1. 手引きを共通ドキュメントとして登録する

左のメニューの 共通ドキュメント で 共通ドキュメントを登録 を押し、登録方法 を ファイルをアップロード にします。ファイルを選び、タイトル に「ご利用の手引き」、種類 を 仕様・手順書 にして 共通ドキュメントを登録 を押します。

本文まで AI の根拠にしたい資料は、ファイルで登録します。登録した時点で中身が読み取られ、参照しているすべての案件で答えの根拠になります。登録と廃止ができるのは組織の オーナー だけです(共通ドキュメントを複数の案件で使う)。

「共通ドキュメントを登録」の画面。「登録方法」は「ファイルをアップロード」が選ばれ、「タイトル」に「ご利用の手引き」、「種類」は「仕様・手順書」が入っている。

2. 組織の一覧に並ぶ

同じ手順で「よくあるご質問」を 関連資料 として登録すると、共通ドキュメント の一覧に2件が並びます。案件から参照すると、参照している案件 の列に 1 件(共有中 1・合意済み 0) のような内訳が出ます。この列はオーナーにだけ見えます。

「共通ドキュメント」の一覧。「ご利用の手引き」は「仕様・手順書」、「よくあるご質問」は「関連資料」で、どちらも「登録方法」は「ファイル」。まだどの案件からも参照していないので「参照している案件」は「—」。

3. 案件から参照して、有効にする

クライアントの案件を開き、左のメニューの ドキュメント で 登録方法 を 共通ドキュメントから選択 にします。共通ドキュメント から資料を選び、登録と同時に有効にする にチェックを入れて ドキュメントを追加 を押します。

一覧には 共通 の印が付きます。有効 と 無効 は案件ごとなので、まだ見せたくない案件では 無効 のまま置いておけます。有効 の資料だけがクライアントの共有ページに出て、AIに聞く の根拠になります(有効と無効を使い分ける)。

案件の「ドキュメント一覧」。「ご利用の手引き」と「よくあるご質問」に「共通」の印が付き、どちらも「有効」になっている。

4. 質問の例を、よくある問い合わせに差し替える

案件設定 の 共有ページ のタブにある 質問例(任意・1 行 1 問・3 問まで) に、よく届く問い合わせを1行ずつ書いて 保存 を押します。クライアントが共有ページを開くと、AIに聞く の画面にその例が並び、押せばそのまま質問できます。

同じカードの 1日の質問上限(共有URLあたり) は既定で20問です。1本の共有URLを大勢で使っている案件では、人数に合わせて上げておきます(クライアントの質問を読む)。

共有ページの「AIに聞く」。「この案件について、AIにご質問いただけます。」「お客様に共有されている対応事項とドキュメントだけを根拠にお答えします。」の下に、「サポートの受付時間を教えてください」「請求書の送付先を変えるには?」「契約内容を変更したいときは?」の3つの例が並んでいる。

5. クライアントは AI に聞き、出典で確かめる

クライアントはアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。最初に出るのが AIに聞く の画面で、質問を書いて送ると、有効な資料と共有中の対応事項だけを根拠にした答えが返ります。

答えの下には 出典 が付き、押すと根拠になった資料を開けます。AI の言葉をそのまま信じてもらうのではなく、手引きの該当箇所で確かめてもらえるのがこの形の要点です。会話は残るので、クライアントはあとから開き直せます(共有ページでAIに聞く)。

共有ページの「AIに聞く」の会話。「請求書の送付先を変えるには?」という質問に、毎月20日までのご連絡で翌月分から変わる旨の答えが返り、その下の「出典」に「よくあるご質問」が付いている。

6. 資料で答えられない相談は、担当者に届く

共有されていないことには、AI は答えません。個別の見積もりや、手引きに無い相談は、クライアントが左のメニューの 〈貴社名〉に送る から 質問 か 依頼 として送ります。

届いたものは案件の クライアントからの連絡 に並び、返信するか対応事項として登録するまで、ダッシュボードの 自社の対応待ち にも数えられます。AI で済む問い合わせと人が受ける相談が、同じ共有ページの中で分かれます(クライアントからの連絡を処理する)。

共有ページの「株式会社サンプルワークスに送る」。「種別」は「質問」が選ばれ、「件名」に「来年度のお見積もりについて」、「本文」に相談の内容が入り、「送信する」のボタンがある。

答えられなかった質問を見る場所

案件の左のメニューの AI質問ログ に、クライアントが AIに聞く で何を聞き、どう答えたかが新しい順に残ります。行を開くと、答えの本文と 出典 が読めます。

出典の付いていない答えは、資料が足りていない合図です。年末年始の休業日のように、聞かれたのに資料に無かったことは、よくあるご質問に書き足します。同じことが何度も聞かれている場合も同じです。

「AI質問ログ」。「山田太郎」からの「年末年始の休業日はいつですか」の行が開かれ、共有されている資料に記載が見当たらない旨の答えが出典なしで出ている。その下に「請求書の送付先を変えるには?」の行がある。

続け方

手引きを書き直したら、古い版を上書きせず、共通ドキュメント で古い版を開いて 新版を登録 を押します。新版は自動では反映されないので、案件のドキュメント一覧で旧版の行の 新版に切り替える を押すと、その案件で新版が 有効、旧版が 無効 に入れ替わります。

新しいクライアントの案件を作ったら、共通ドキュメントから選択 で同じ2件を参照して有効にするだけです。問い合わせに答える仕事は、資料を正しく保つ仕事に置き換わっていきます。