年末調整など、季節の一斉回収 — 依頼一式をテンプレートにして、顧問先ごとにまとめて起票する

11月に入ると、給与計算をお預かりしている顧問先のすべてに、扶養控除等申告書と保険料控除申告書をお願いする。お願いの中身はどこも同じなのに、顧問先ごとに同じ文面を書き、誰から届いて誰から届いていないかを一覧表で消し込んでいきます。

この記事では、年末調整の書類の回収を ClientCourt で組む手順を順に追います。依頼一式を1つのテンプレートにしておき、顧問先ごとの案件にまとめて起票するのが要点です。

この場面で作るもの

テンプレート「年末調整(標準)」に、次の2件を入れます。期限は 基準日 からの日数で持ち、基準日を11月1日にすると11月25日になります。

対応事項	種別	対応側	公開範囲	期限	回収する品目
年末調整の書類のご提出	資料・データの提出	クライアント待ち	共有	基準日 +24日	扶養控除等申告書(必須)・保険料控除申告書(必須)・生命保険料などの控除証明書(任意)・前職の源泉徴収票(任意)
扶養・住所の変更と中途入退社の有無	質問	クライアント待ち	共有	基準日 +24日	—

1. 依頼一式をテンプレートにする

左のメニューの 案件テンプレート から 新規作成 を押し、テンプレート名 に「年末調整(標準)」と入れます。対応事項を追加 で2件を並べ、書類の行には 回収する品目(任意) で4つの品目を足します。

行の 公開範囲 は既定で 社内のみ です。年末調整の案件は作った時点ではまだ誰にも共有URLを渡していないので、ここでは 共有 にしておきます(案件テンプレートを使う)。

2. 顧問先ごとの案件を、テンプレートから作る

案件の 新規作成 で 案件名 を「年末調整 サンプル商事」とし、テンプレートから作成 の テンプレート で「年末調整(標準)」を選び、基準日 を11月1日にして 作成する を押します。案件の作成と同時に、2件の依頼がまとめて登録されます。

テンプレートが効くのは案件を作るときです。顧問先が10社なら10回、案件名を変えて同じ操作をします。1社ごとの手間は案件名と基準日を入れるだけになり、依頼の文面や品目が顧問先によって食い違うこともありません。

3. 共有URLを渡す

作成した案件を開くと、2件が期限11月25日で並んでいます。案件の クライアント にご担当の方を登録し、共有URLを発行してお渡しすれば、顧問先は依頼が揃った状態の共有ページを開けます(クライアントの連絡先を登録する)。

4. 顧問先には2件のお願いが並ぶ

顧問先はアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。対応事項 の「〈お名前〉様へのお願い」に2件が並び、書類のほうは品目ごとに、揃ったものから提出できます(資料・データを提出する)。

返ってこない顧問先を見つける

ダッシュボードの 資料回収 のタブには、まだ返ってきていない書類の依頼が案件ごとに集まります。顧問先ごとに 未回収 1件 未提出品目 2件 が付き、共有ページは開かれているのに回答がない先には 既読・未回答 1件 が付きます。

催促の先は 既読・未回答 から決めます。まだ開いていない先には期限前の自動のお知らせが届きますが、開いたうえで止まっている先には、行の 催促メールを送る から一言添えるほうが早く動きます(資料回収の一覧から催促する)。

来年は同じテンプレートから、毎月のお願いは繰り返し案件で

テンプレートは使っても消えないので、翌年は顧問先ごとの案件を「年末調整(標準)」から作り直し、基準日 を翌年の11月1日にするだけで、同じ依頼一式が同じ間隔の期限で並びます。去年の案件は終わったらアーカイブしておけば、一覧から外れたまま、いつでも読み返せます(案件をアーカイブする・元に戻す)。

一方、通帳コピーや領収書のように毎月お願いするものは、季節の依頼とは分けて、顧問先ごとの月次の案件で繰り返し案件にします。案件設定 の 定型業務 タブにある 定期起票（毎月） で対応事項を並べ、起票日（毎月） を決めて 保存する を押すと、毎月その日に起票されます。題名に {前月} と書いておくと「10月分」のような月に置き換わります。既定では 社内のみ で起票されるので、中身を確かめてから 共有 に切り替えます(毎月きまった日に自動で起票する)。

年に一度の依頼はテンプレートで、毎月の依頼は繰り返し案件で。季節の依頼を繰り返し案件に入れて止めたり動かしたりする必要はありません。

季節が来るたびに残るもの

依頼の中身はテンプレートが、どの顧問先から何が返ってきていないかは 資料回収 が持っています。顧問先の数だけ文面を書き直す仕事と、一覧表で消し込む仕事は、どちらも手元から無くなります。