仕様書・見積書の承認と、版の管理 — 新しい版を承認で有効にし、前の版を外す

受発注システムの開発で、基本仕様書とお見積書の v1 には先月合意した。その後の定例で CSV 出力を足すことが決まり、仕様書と見積書を v2 に改めた。メールで v2 を送ると、クライアントの手元には v1 と v2 が並び、社内の誰かが古いほうを見て答えてしまうこともあります。

この記事では、改版した仕様書と見積書を承認で正式版にし、前の版を外すまでを ClientCourt で組む手順を順に追います。要点は、有効な版を常に1つにしておくことです。

この場面で作るもの

対応事項	種別	対応側	公開範囲	期限	対象ドキュメント
基本仕様書 v2 のご承認	承認	クライアント待ち	共有	10月14日	基本仕様書 v2
お見積書 v2 のご承認	承認	クライアント待ち	共有	10月14日	お見積書 v2

v1 も同じ形の承認で合意したもので、ドキュメントの一覧には合意日と承認番号が残っています。

1. 新しい版を、無効のまま登録する

案件の左のメニューの ドキュメント を開き、v2 を1版ずつ登録します。置き場があれば URL で登録、PDF の見積書なら ファイルをアップロード です。仕様書は 種類 を 仕様・手順書 に、見積書は 見積書 にします。アップロードした見積書は共有ページから直接ダウンロードされるので、置き場の共有設定を確かめる手間がいりません。URL で登録する場合は、クライアントがリンク先を開けるよう、置き場の共有設定を先に済ませておきます。

登録と同時に有効にする のチェックは外します。v2 が承認されるまでは、共有ページに出るのも、AI が根拠にするのも、合意済みの v1 のままです。検討中の版が正式版のように見えることがありません(資料を追加する)。

2. 承認の対応事項に、新しい版を付ける

対応事項を追加 で タイトル に「お見積書 v2 のご承認」と入れ、種別 を 承認、公開範囲 を 共有、対応側 を クライアント待ち、期限 を10月14日にします。対象ドキュメント(任意) で「お見積書 v2(無効)」を選びます。説明 には、何が変わったのかを1行で書いておきます。

仕様書と見積書は別の1件にします。仕様は了承でも金額は社内で再検討、という返事はよくあり、1件にまとめると片方だけを先に進められません(対応事項を追加する)。

3. クライアントは、承認する版を開いて確かめる

承認 は、共有URLの 権限 が 承認可 の方だけが操作できます。決裁される方には 承認可 の URL を渡しておきます。

クライアントが共有ページで事項を開くと、承認対象のドキュメント に v2 のリンクが出ます。まだ 無効 の版でも、ここからは開けます。中身を確かめて 承認する か 差し戻す を押します(お願いを確認して回答する)。

開かれたのに返事がない事項は、ダッシュボードの 既読・未回答 に並びます。行を開いて 催促メールを送る から、AI が下書きした文面で催促できます。

4. 承認された版が有効になる

承認されると、対象の v2 が自動で 有効 になり、合意 の列に合意日と承認番号が残ります。

ただし、前の版は自動では無効になりません。v1 と v2 がどちらも 有効 になり、一覧の上に「同じ種別に有効なドキュメントが複数あります」と出ます。併存させたい資料もあるので、外すかどうかは人が決める作りです(有効と無効を使い分ける)。

5. 前の版を無効にする

v1 の行の 無効にする を押します。無効は削除ではありません。v1 は自社の画面に残り、合意 の列の日付と承認番号もそのままです。「先月は v1 で合意し、今月 v2 で合意し直した」が、一覧を見ればそのまま読めます。

無効 の版は オーナー が削除することもできますが、削除すると一覧から合意の記録ごと消えます。前の版は消さずに 無効 のまま置いておけば、いつ何に合意したかを後からたどれます。

6. クライアントと AI が見るのは、有効な版だけ

共有ページの ドキュメント には 有効 な資料だけが並ぶので、クライアントの画面からは v1 が消えます。共有ページの AIに聞く も 有効 な資料だけを根拠にするので、「資料の最新版はどれですか?」と聞かれても、答えの根拠に入るのは v2 だけです(共有ページでAIに聞く)。

自社の AIチャット は 無効 の資料も根拠にし、「未共有」と印を付けて答えます。前の版との違いを社内で確かめるときに使えます。

版が増えても残るもの

どの版で、いつ、何番の承認で合意したかは、ドキュメントの一覧の 合意 の列が持っています。正式版は常に 有効 の1つで、前の版は 無効 として記録に残ります。

改版のたびに「最新はどれか」を説明するメールを書く必要はなくなります。残るのは、変わった点を説明して承認をもらう仕事です。