顧問先からの月次資料の回収 — 品目を決めて依頼し、毎月自動で起票する

毎月10日までに、通帳コピー・売上台帳・経費の領収書を送っていただく。給与台帳は、人の出入りや昇給があった月だけ。顧問先ごとに同じお願いを毎月書き、届いたものと届いていないものを突き合わせて、足りない分を催促しています。

この記事では、この月次の資料回収を ClientCourt で組む手順を、9月分を例に順に追います。1か月分を組めば、翌月からは同じ依頼が自動で起票されます。

この場面で作るもの

対応事項	種別と期限	回収する品目
9月分の月次資料のご提出	資料・データの提出・10月10日	通帳コピー(必須)・売上台帳(必須)・経費の領収書(必須)・給与台帳(任意)
9月分の試算表のご確認	承認・10月20日	—

2件とも 対応側 は クライアント待ち です。月次資料は 公開範囲 を 共有 にして顧問先に出し、試算表の確認は資料が揃うまで出せないので 社内のみ で作っておき、試算表ができてから 共有 に切り替えます。

1. 資料の提出を1件の対応事項にする

案件を開いて 対応事項を追加 を押し、タイトル に「9月分の月次資料のご提出」と入れます。種別 は 資料・データの提出、公開範囲 は 共有、対応側 は クライアント待ち、期限 は10月10日です。

資料ごとに4件に分けないのがこの場面の要点です。顧問先から見れば「今月の資料」は1つのお願いで、何が足りないかは次の品目で分かります。

2. 回収する品目を並べる

同じ画面の 回収する品目(任意) で 品目を追加 を押し、通帳コピー 売上台帳 経費の領収書 給与台帳 を並べます。揃っていないと困る3つには 必須 にチェックを入れ、変動月だけの給与台帳は外しておきます。

必須 の品目がすべて提出されると、対応側 が自動的に 自社対応 に戻ります。給与台帳が無い月でも、事項が顧問先の側に残り続けることはありません(回収する品目を登録する)。

3. 担当者と期限を決めて共有する

クライアント側の担当者(任意) で、経理をご担当の方を指名します。候補に出るのは共有URLを発行済みの連絡先だけなので、先に案件の クライアント にその方を登録し、共有URLを発行しておきます(クライアントの連絡先を登録する)。指名しない場合は、共有URLをお持ちの全員にお知らせが届きます。

作成すると、詳細画面の 回収する品目 に4つの品目が 未提出 で並び、0 / 4 件が提出済み と出ます。

4. 顧問先には品目ごとの欄が並ぶ

顧問先はアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。事項を開くと品目ごとに ファイルを選択 とリンクの欄が並び、「お手元にあるものから、品目ごとにご提出いただけます。」と案内されます。

すべて揃っていなくても送信できます。通帳コピーと売上台帳は先に、領収書は整理が済んでから、という部分提出をそのまま受け取れます。提出内容を送信 の横には、まだの品目の名前が出ます(資料・データを提出する)。

5. 届いていないものは「資料回収」に集まる

ダッシュボードの 資料回収 のタブには、共有中の 資料・データの提出 のうち、まだ返ってきていないものが案件ごとに集まります。案件には 未回収 1件 未提出品目 2件 既読・未回答 1件 のような数が、事項の行には 2 / 4 件が提出済み が出ます。

既読・未回答 は、共有ページは開かれているのに回答がない事項です。並び を 未回収品目が多い順 にすれば、どの顧問先から手を付けるかがそのまま決まります(資料回収の一覧から催促する)。

6. 催促は下書きを確認して送る

行の 催促メールを送る を押すと、AI が下書きした文面が メール本文 に入ります。まだ届いていない品目の名前と、ご用意できたものから提出いただけるという一文が入っているので、確かめて 送信する を押します(催促メールの文面を下書きする)。

手で送る前に、期限を入れてある事項には自動でもお知らせが出ます。期限3日前 期限当日 期限超過3日 の3通が顧問先に届き、それでも返ってこないときの 期限超過7日 は事務所側に届きます。電話に切り替える合図です(自動リマインド)。

7. 来月からは自動で起票する

9月分が動き出したら、この案件を雛形にします。案件設定 の 定型業務 タブにある この案件をテンプレート化 で テンプレートにする を押し、テンプレート名 と 基準日 を決めて テンプレートを作成 を押します。基準日 を10月1日にすると、期限は「1日から9日後」「19日後」として写ります。

完了 と 対応しない の事項は写されないので、テンプレート化は9月分を片付ける前に行います。写したあとは、テンプレートの事項名から「9月分」を外しておきます(案件テンプレートを使う)。

続けて 定期起票（毎月） の 定期起票を設定する を押し、案件テンプレート を選び、起票日（毎月） に1を入れ、有効にする にチェックを入れて 保存する を押します。

既定では毎月の事項は 社内のみ で起票されます。起票はベルの通知でお知らせされるので、中身を確かめてから 共有 に切り替えます(毎月きまった日に自動で起票する)。

毎月、手元に残るもの

届いた品目は、詳細画面の 回収する品目 で 確認済みにする を押して片付けます。どの月のどの品目がまだなのかは、毎月の事項と 資料回収 の数が持っています。

お願いを書く手間は翌月から起票が引き受け、催促の手間は品目の名前が入った下書きと自動のお知らせが引き受けます。残るのは、届いたものを確かめる仕事です。