原稿・写真・ロゴなど、素材の回収 — 品目を決めてまとめて依頼し、揃うまでを見届ける

採用サイトのリニューアルで、ロゴのデータ、代表メッセージの原稿、社員インタビューの写真をクライアントから受け取る。メールでお願いすると、ロゴは添付で、写真は共有ドライブのリンクで、原稿は数日後に別のメールで、とばらばらに届きます。何が揃って何が足りないのかを突き合わせるのが、制作側の仕事になります。

この記事では、素材が揃うまでを ClientCourt の1件の対応事項で追う手順を、順に見ていきます。

この場面で作るもの

対応事項	種別	対応側	公開範囲	期限	回収する品目
採用サイトの掲載素材のご提出	資料・データの提出	クライアント待ち	共有	10月16日	ロゴデータ(必須)・代表メッセージの原稿(必須)・社員インタビューの写真(必須)・オフィスの写真(任意)
写真に写る社員の方の掲載のご了承	質問	クライアント待ち	共有	10月16日	—

掲載の了承は、素材とは別の1件にします。写真が揃っても、写っている方の了承が取れていなければ公開できません。素材の事項に混ぜると、揃ったのに進めない理由が見えなくなります。

1. 素材の依頼を1件にまとめる

案件を開いて 対応事項を追加 を押し、タイトル に「採用サイトの掲載素材のご提出」と入れます。種別 は 資料・データの提出、公開範囲 は 共有、対応側 は クライアント待ち、期限 は10月16日です。説明 には、ロゴは元のデータか背景が透明の画像で、写真は撮影したままの大きさで、といった形式の希望を書いておきます。

回収する品目(任意) で 品目を追加 を押し、4つの素材を並べます。撮影で用意する可能性があるオフィスの写真だけ 必須 を外します。

機微情報として扱う にはチェックを入れません。確認から30日でファイルが自動で削除される設定で、口座の明細や本人確認の書類のためのものです。制作のあいだ使い続ける素材には向きません(機微情報として扱う)。

2. クライアントは品目ごとに、ファイルかリンクで出す

クライアントはアカウントを作らず、お渡しした URL で共有ページを開きます。事項を開くと品目ごとに ファイルを選択 とリンクの欄が並びます。

ロゴは手元のファイルをそのまま添え、写真は枚数が多く ファイル(最大5件・各10MB・合計20MBまで) に収まらないので、共有ドライブのリンクを貼る。1件の事項の中で、ファイルとリンクを品目ごとに使い分けられます。原稿がまだでも送信でき、補足(任意) に「代表メッセージの原稿は10月14日にお送りします。」と書き添えてもらえます(資料・データを提出する)。

3. 届いた素材を確かめて片付ける

詳細画面の 回収する品目 には、品目ごとに届いたファイルの名前とリンクが並びます。ファイルを開いて形式や大きさを確かめ、使えると判断したものから 確認済みにする を押します。

解像度が足りない、背景が透明でないといった差し替えのお願いは、同じ事項の スレッド に書きます。書き込みはクライアントの共有ページの これまでの経緯 に並び、画像を添えれば、どこが問題かを見せながら伝えられます(回収する品目を登録する)。

4. 届かないときは、自動のお知らせと催促の下書き

期限を入れてあるので、期限3日前 期限当日 期限超過3日 のお知らせがクライアントに自動で届きます。本文には、必須 の品目のうちまだ届いていないものの名前が入ります。

それより前に一声かけたいときは、詳細画面の 催促メールを送る を押します。AI が下書きした文面が メール本文 に入り、まだ届いていない代表メッセージの原稿の名前と、用意できたものから提出できるという一文が添えられます。確かめて 送信する を押します(催促メールの文面を下書きする)。

素材の依頼が複数の案件にまたがっているなら、ダッシュボードの 資料回収 のタブで 並び を 未回収品目が多い順 にすると、どのクライアントから催促するかが決まります。

5. 揃った素材をまとめて受け取る

案件の ドキュメント の画面の下にある 提出ファイルの一括ダウンロード で 今月 を押すと、届いたファイルが対応事項ごとのフォルダに入った zip で落ちてきます。リンクで届いた写真は links.txt にまとめて入るので、デザイナーに渡す作業用のフォルダがそのままできます(提出されたファイルをまとめてダウンロードする)。

素材が揃うまでに残るもの

どの素材がいつ届き、どれを確かめたかは、品目の状態と履歴が持っています。差し替えのやり取りも、その事項の経緯に残ります。

「ロゴはどのメールに付いていたか」を探す時間はなくなります。残るのは、届いた素材を確かめて、制作に回す仕事です。