「決まったはずのこと」が会話に流れていく

「あの件、どうなりましたっけ」と聞かれて、チャットをさかのぼった経験はないでしょうか。決めたことは覚えているのに、いつ・どちらが・どの条件で決めたのかを言えない。これは記憶力の問題ではなく、決定を会話の中に置いたことの結果です。

会話は流れる場所で、決定は留まるべきもの

チャットもメールも、新しい発言が古い発言を押し下げていく作りになっています。やり取りを速くするには最適ですが、決定を保管する場所としては向いていません。

そのため、こういうことが起こります。

• 資料の版が増えていき、どれが最新の正式版か分からなくなる
• 「前にご承諾いただいた条件」を示そうとして、該当の発言を探せない
• 途中で変わった期限について、変えた理由が誰にも思い出せない

困るのは、認識がずれたときです。どちらも嘘をついていないのに主張が食い違う。そのとき参照できる一次情報が無いと、話し合いは記憶の突き合わせになります。

この状態は、関係が悪いから起きるのではありません。むしろ、長く続いている取引ほど「あのときの話」の量が増えるので、起きやすくなります。

決定は、会話の外に置く

考え方はひとつです。やり取りは流れてよい。ただし決定だけは、時点つきの記録として会話の外に出す。

議事録を書くのが正攻法ですが、書くのは人間なので、忙しい週から順に抜けます。そして抜けるのは、たいてい揉めた週の分です。抜けない形にするには、決定そのものが記録として残る場所で決める必要があります。

大がかりな仕組みは要りません。必要なのは、決定に「いつ」と「どちらが」が自動的に付くことだけです。

記録として残るということ

ClientCourt では、承認や確認をお願いとして登録します。事項の詳細画面にはこれまでの経緯 があり、いつ何が起きたかが時系列で並びます。期限が変わった場合は、その理由も残ります。

承認 や 最終確認・検収 の事項には、対象のドキュメントを指定できます。クライアントがその事項を承認すると、指定したドキュメントが自動的に 有効 になり、合意 の列に合意日と承認番号が残ります。「この版で合意した」が、別途書き起こさなくても記録になるということです。

ドキュメントには 有効 と 無効 があります。有効 のものだけがクライアントの画面に出るので、いまの正式版だけを 有効 にしておくと、相手が見るものとこちらが指しているものが自動的に揃います。旧版は消さずに 無効 に落としておけます。

AIは、合意していないことを答えません

クライアントは共有ページの AIに聞く から、案件について質問できます。回答の根拠になるのは、共有されている対応事項と、有効 なドキュメントだけです。社内向けの記録や、まだ共有していない資料は答えに使われません。

回答には 出典 が付き、押すと根拠になった事項や資料に移動できます。共有されていないことは「わかりません」と返ってきます。答えの正しさを、相手が自分で確かめられるということです。

決定を記録として残しておくと、思い出す作業も、証明する作業もいりません。その2つに使っていた時間が、そのまま戻ってきます。