メール・チャット・スプレッドシートで管理する場合との違い

クライアントとのやり取りは、たいてい3つの道具の組み合わせで回っています。連絡はメール、急ぎの相談はチャット、進捗の管理はスプレッドシート。この形はよくできていて、多くの案件はこれで問題なく終わります。

違いが出るのは、案件と取引先の数が増えたときです。それも全部が同時に崩れるわけではなく、次の3点だけが先に苦しくなります。

3つの点で比べる

見る点	いまのやり方(メール・チャット・スプレッドシート)	ClientCourt
① 一覧性	依頼はメールとチャットに散らばり、進捗表は人が転記して初めて揃う。転記が止まると古くなる	依頼そのものが対応事項として並ぶ。一覧は転記の結果ではなく、原本そのもの
② 相手側の見え方	相手が見ているのは、こちらが送った最後の1通。全体像は届いていない	相手が同じ一覧を見る。どちらの手番かが相手側の画面にも出る
③ 記録	決定は会話の中にある。あとから探せるかは、探す人の記憶次第	いつ依頼していつ回答が返ったかが時点つきで残る。承認には合意日が付く

とくに②は、いまのやり方では原理的に埋められません。スプレッドシートを共有すれば見せられますが、そこには社内のメモも見積もりの検討も入っています。相手に見せるための表をもう1枚作るのは、結局また転記です。

移行は要りません

比較の話で真っ先に心配になるのが、「いまの資料をどこかへ移す作業」だと思います。

その作業はありません。仕様書もスプレッドシートも、今の置き場のままで構いません。 ClientCourt が束ねるのは、置き場にあるドキュメントへの参照だけです。ファイルの実体を移し替える前提にはなっていません。

置き場を変えないので、社内の人が使っているツールも、これまでどおり使えます。変わるのは「その資料がいまどの状態なのか」を、クライアントと同じ画面で指せるようになることだけです。

過去の案件をすべて登録し直す必要もありません。次に始まる案件から、あるいはいま止まっている案件からだけ始めても、一覧としては成立します。

アップロードしてお預かりすることもできますが、それは選択肢のひとつで、必須ではありません。

何が置き換わるのか

置き換わるのは道具ではなく、進捗を人の頭の中で合成していた部分です。

• 誰に何を頼んだかを思い出す時間
• 相手に「いまここです」と伝えるための報告を作る時間
• 決まったことを探し直す時間

メールもチャットも、これまでどおり使います。速い連絡には速い道具が向いています。ただ、「ボールがどちらにあるか」だけは、流れない場所に置いておく。それがこの3つの点の差になります。