進捗報告の手間を減らす — 「今どうなっていますか」と聞かれない状態の作り方

「今どうなっていますか」。この一言に答えるための時間を、週にどれくらい使っているでしょうか。

一件あたりは5分かもしれません。ただ、答えるためには手を止めて、状況を思い出し、資料を探し、文章にする必要があります。中断したぶんの立ち上がりを含めると、実際の費用は5分では済みません。取引先が増えるほど、この時間は線形に増えます。

報告を作る時間は、報告のためだけに使われます

多くの現場では、確認への対応と並行して、定例の進捗報告も作っています。どちらも「いま何がどうなっているか」を伝えるための作業ですが、作った資料はその週しか使われません。翌週にはまた作り直します。

しかもこの資料は、作る側が持っている情報の一部を、そのつど切り出したものです。切り出し方は担当者によって違い、書かなかったことは相手に届きません。相手は届かなかった部分について、また質問することになります。

つまり、報告を丁寧に作るほど作成時間は増えるのに、問い合わせは思ったほど減りません。増えた手間の分だけ楽になる、という関係になっていないのです。

減らす方法は「答えを速くする」ではありません

対応を速くしても、問い合わせの件数は減りません。減らしたいのであれば、相手が聞かずに済む状態を作るしかありません。

つまり、こちらが持っている「いま何がどうなっているか」を、そのまま相手が見られるようにするということです。報告のたびに切り出すのをやめて、置き場をひとつにします。

相手が自分で見られる一覧

ClientCourt では、クライアントに共有ページのURLをお渡しします。相手はアカウントを作らずにURLを開くだけで、その案件の状況を見られます。

共有ページの 対応事項 には、進行中のことが並びます。対応中 のタブは2つに分かれていて、「〈お名前〉様へのお願い」がご対応をお待ちしているもの、「〈担当会社名〉で対応中」がこちら側で進めているものです。どちらの手番かが一覧の形になっているので、「止まっているのはどこか」を相手が自分で読めます。

さらに、共有ページの AIに聞く から質問もできます。「いま私は何をすればいいですか?」「直近の期限は?」といった確認は、担当者に連絡しなくてもここで済みます。回答には 出典 が付きます。

見せる範囲は、こちらが決めます

全部を見せる必要はありません。

対応事項には 社内のみ と 共有 があり、社内のみ にしたものはクライアントの共有ページに出ません。社内の検討や、まだ相談していない見積もりは、そのまま手元に置いておけます。

共有URLは1本ずつ権限を持ちます。閲覧のみ は閲覧と質問だけ、回答可 は承認・検収以外の回答ができ、承認可 は承認と検収までできます。同席される方には閲覧のみ、日々の担当者には 回答可、決裁される方には 承認可 という渡し分けができます。

見せる範囲を決めるのはこちらで、見に行くかどうかを決めるのは相手です。この分担にすると、確認の問い合わせは静かに減っていきます。急ぎの相談はこれまでどおり電話やメールで来ますが、それは本来そうあるべきものです。減らしたかったのは、聞かなくても分かることを聞かせていた分のほうです。