質問を5つ並べたメールに、返事は1つしか返ってこない

「以下、5点ご確認ください」と書いたメールに、返事は2点分だけ返ってきた。残りの3点をもう一度聞くと、今度は別の1点が抜ける。こういうやり取りに、覚えがないでしょうか。

これは相手が不真面目だからではありません。メールは1通が「1回の返事」という単位で、その中に依頼が5つあっても、相手の手元では「返信する」という1つの作業にしかならないからです。答えやすいものから答え、調べないと分からないものは「あとで」になり、その「あとで」は返信ボタンを押した瞬間に消えます。

依頼を詰め込むと、こちらの管理も壊れる

困るのは相手だけではありません。5点を1通に書いた側も、返事が来たあとに「どれが済んで、どれが残っているか」を自分で仕分けることになります。

• 返信の本文を読み直して、答えられていない項目を拾い出す
• 催促の文面が「残りの件ですが」と全部込みになり、相手はまた何が残っているか探す
• 3往復したころには、どの質問がどの返事で片付いたのか、両方とも言えなくなる

依頼の数が増えるほど、この仕分けの手間は増えます。しかも仕分けは、返事が来るたびに毎回発生します。

「相手が1回で片付けられる単位」に分ける

考え方はひとつです。依頼は、相手が1回の返事で片付けられる単位に分ける。 質問なら1問ずつ、承認なら1つの判断ごとに、それぞれを独立した依頼にします。

分けると、依頼ごとに「答えた・まだ」の状態と期限が付きます。「5つのうち3つが未回答」が、本文を読み直さなくても数として見えるということです。催促も「この1件について」と言えるので、相手も探さずに済みます。

例外は資料です。「ロゴ・写真・会社案内をください」のような依頼は、資料ごとに分けると相手の手元で3件に増えて煩わしいだけです。これは1件の依頼にまとめ、中の品目を分けるのが自然です。

分けたら、相手に5通届くのではないか

ここが、メールでこの考え方を実践しにくかった理由です。5つに分けて5通送れば、受け取る側は5通に返信することになり、詰め込んだときより手間が増えます。

ClientCourt では、依頼は 対応事項を追加 から1件ずつ登録します。1件が「ひとつの依頼・質問・承認」で、種別と期限を持ちます。

資料・データの提出 だけは、1件の中に 品目 を並べられます。相手は品目ごとに提出でき、どれが届いていてどれが未提出かがこちらの画面に出ます。

そして、複数の依頼を続けて共有しても、相手へのお知らせは案件ごとに1通にまとまります。 届くのは「ご対応のお願い」が何件あるかと、その一覧です。相手が共有ページを開くと、対応中 のタブに「〈お名前〉様へのお願い」として1件ずつ並び、期限の近い順に見えます。期限を過ぎたものや今日が期限のものは、日付の隣にその旨が出ます。

議事録や打ち合わせのメモから依頼を拾う場合は、検討リスト にテキストを貼ると、AIが候補を1件ずつに分けて出します。「以下について確認したい」とまとめて書かれた段落も、問いの数だけ別の候補になります。登録されるのは、こちらが内容を見て承認した候補だけです。

依頼を分けるのは、相手に細かく求めるためではありません。「どれが残っているか」を、双方が同じ一覧で見られるようにするためです。