顧問先への資料の催促に、毎月どれだけ時間を使っているか

月次の記帳資料、決算前の残高証明、年末調整の書類。顧問先にお願いしないと始まらない仕事はたくさんありますが、お願いしたあとの「まだ届いていません」を数えている時間は、どこにも記録されません。請求できる作業でもありません。

催促に時間がかかるのは、文面を書くのが大変だからではありません。送る前に「誰に何を頼んで、どれが返ってきていないか」を思い出す作業が、毎回ゼロから始まるからです。

依頼が散らばると、一覧できなくなります

資料のお願いは、メールで送ることもあれば、訪問のときに口頭でお願いすることも、チャットで一言添えることもあります。送った先も、担当の方・経理の方・代表の方と分かれています。

この状態で「今どれが返ってきていないか」を知る方法は、実質的にひとつしかありません。担当者が記憶をたどり、メールの送信済みフォルダをさかのぼることです。これは一覧ではなく再構成なので、顧問先が増えるほど時間が伸びますし、担当者が休んだ日には誰にもできません。

もうひとつ厄介なのが、返ってこない理由が分からないことです。まだ見ていないのか、見たけれど手元に資料が無いのか、送ったつもりで送れていないのか。理由によって次にすべきこと(メールを重ねる・電話をする・待つ)は違うのに、判断の材料がありません。

見方を変える:自分のタスクではなく、相手の対応待ち

一般的なタスク管理では、依頼は「自分が送った」時点で完了します。その先の「相手が返してくるまで」は、誰のリストにも載りません。

けれど事務所が本当に見たいのは、そこから先です。いま相手の手元にあるものだけを並べた一覧があれば、催促は思い出す作業ではなくなり、上から順に見ていく作業に変わります。

一覧になると、何が変わるか

ClientCourt では、資料のお願いを 資料・データの提出 という種別の対応事項として登録します。顧問先が開く共有ページでは、それが「〈お名前〉様へのお願い」というまとまりに並びます。ここが空であれば、いまお願いしていることはありません。

事務所側では、ダッシュボードの 資料回収 に、案件をまたいで返ってきていないものが集まります。案件ごとに 未回収 3件 未提出品目 7件 期限超過 1件 既読・未回答 2件 のような数が出るので、どの顧問先から手を付けるかが数字で決まります。

既読・未回答 は、共有ページは開かれているのに回答がない事項です。共有設定の最終閲覧 と合わせて見れば、「見ていない」のか「見たのに返ってこない」のかが分かります。メールを重ねるべきか、電話をするべきかを、勘ではなく状態で選べます。

期限を入れてある事項では、催促の最初の数通は自動で出ます。期限3日前 期限当日 期限超過3日 の3通が顧問先に届き、それでも返ってこないときは4通目の宛先が事務所側に反転します。3通出して届かない相手に4通目のメールを送っても効かないので、電話など別の手段に切り替えていただくためです。

手で送るときは、事項の行の 催促メールを送る から、AIが下書きした文面を確認して送れます。回収する品目 を登録してあれば、まだ届いていない品目の名前が本文に入ります。品目ごとに 未提出 提出済み 確認済み の状態を持つので、「全部揃ってから送ってください」とお願いする必要もありません。

催促の時間がゼロになるわけではありません。ただ、思い出す時間と、迷う時間はなくせます。